Ovaj predložak je osmišljen kako bi se olakšalo malim i srednjim poduzetnicima (voditeljima obrade) stvaranje vlastite evidencije aktivnosti obrade. Svaka od 8 rubrika od koje se sastoji ovaj obrazac za izradu evidencije kategorija aktivnosti obrade, mora biti prilagođena kategorijama aktivnosti obrade podataka u Vašoj organizaciji/društvu. Imajte na umu da to nije dokument koji je isti za sve male i srednje poduzetnike, odnosno organizacije/društva, čak ni za one iz iste industrije, te da evidencija aktivnosti obrade mora odražavati obrade podataka koje Vaša organizacija provodi u ime voditelja obrade.
Svaki izvršitelj obrade i predstavnik izvršitelja obrade, ako je primjenjivo, vodi evidenciju svih kategorija aktivnosti obrade koje se obavljaju za voditelja obrade. U slučaju kad je za obradu koju izvršitelj obrade provodi vjerojatno da može prouzročiti visok rizik za prava i slobode ispitanika, ako obrada nije povremena ili obrada uključuje posebne kategorije podataka, izvršitelj obrade je u obvezi voditi evidenciju kategorija aktivnosti obrade. Preporuka Agencija svim izvršiteljima obrade je da vode evidenciju svih kategorija obrade koju obrađuju za svakog voditelja obrade u čije ime obrađuju osobne podatke. Na ovaj način imati ćete pregled svih aktivnosti obrade osobnih podataka koje obrađujete u ime voditelja obrade, a ova evidencija je jedan od alata koji služi za dokazivanje usklađenosti s GDPR-om.
