Ovaj predložak je osmišljen kako bi se olakšalo malim i srednjim poduzetnicima (voditeljima obrade) stvaranje vlastite evidencije aktivnosti obrade. Svaka od 25 rubrika od koje se sastoji ovaj obrazac za izradu evidencije aktivnosti obrade mora biti prilagođena aktivnostima obrade podataka u Vašoj organizaciji/društvu. Imajte na umu da to nije dokument koji je isti za sve male i srednje poduzetnike, odnosno organizacije/društva, čak ni za one iz iste industrije, te da evidencija aktivnosti obrade mora odražavati aktivnosti obrade podataka koje provodite u Vašoj organizaciji/društvu.
U nekim slučajevima poduzeće kao voditelj obrade mora voditi evidenciju o svojim aktivnostima obrade koja, između ostalog, uključuje podatke o svrsi obrade, kategorijama ispitanika/osobnih podataka, kategorijama primatelja podataka, prijenos osobnih podataka u treće zemlje, vremenska razdoblja za brisanje podataka te koliko je moguće opis tehničkih i organizacijskih mjera zaštite.
Neovisno o broju zaposlenika, bilo da ste voditelj obrade ili izvršitelj obrade, DUŽNI ste voditi evidenciju obrade ukoliko je ispunjen jedan od sljedećih uvjeta:
- ako će obrada vjerojatno prouzročiti RIZIK za prava i slobode ispitanika (primjerice: uvođenje novih tehnologija kao što su biometrijski čitači, prepoznavanje lica, IT servisa koji obrađuju osobne podatke),
- ako obrada nije povremena, odnosno ako je obrada stalna (primjerice: obrada osobnih podataka zaposlenika u svrhu isplate plaća od strane poslodavca),
- ako obrada uključuje posebne kategorije podataka (primjerice: zdravstveni podaci, biometrijski podaci, genetski podaci),
- ako obrada uključuje osobne podatke u vezi s kaznenim osudama i kažnjivim djelima
Ako imate manje od 250 zaposlenika i ne ispunjavate gore navedene uvjete NISTE U OBVEZI voditi evidenciju aktivnosti obrade.
Svakako vam preporučamo da ipak vodite evidenciju aktivnosti obrade jer je evidencija jedan od alata za dokazivanje usklađenosti s Općom uredbom o zaštiti podataka.
